Tổ Chức Sự Kiện: Hãy Đảm Bảo Không Bỏ Sót 5 Yếu Tố Cực Quan Trọng

Có rất nhiều điểm cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Từ hoa, đồ trang trí, phục vụ ăn uống, danh sách khách mời… Tuy nhiên, một trong những phần quan trọng nhất cần đặc biệt chú ý là âm thanh, ánh sáng. Khán giả phải được nhìn và nghe rõ mọi thứ, để họ có thể thư giãn và tận hưởng sự kiện của bạn.

Dưới đây là 5 yếu tố tổ chức sự kiện tưởng chừng đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng, để đảm bảo mọi thứ chạy trơn tru và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

1. Đảm bảo khán giả có thể tìm thấy mọi thứ họ cần

Hãy đảm bảo công tác tổ chức sự kiện của bạn giúp khán giả dễ dàng tìm thấy những gì họ cần. Sử dụng ánh sáng để làm nổi bật sân khấu. Sử dụng biển hướng dẫn để khán giả biết nên đi theo hướng nào. Sử dụng đèn chiếu sáng ở backdrop để họ có thể check in. Nếu đó là một sự kiện ngoài trời với quầy bar và tiệc tự chọn thì hãy sử dụng đèn LED nhỏ hoặc đèn pin để thu hút sự chú ý vào các khu vực bạn mong muốn.

2. Sử dụng đèn để tạo bầu không khí và chi tiết nổi bật

Ánh sáng phù hợp có thể giúp xây dựng bầu không khí cho sự kiện. Sử dụng đèn màu tôn lên chủ đề. Màu xanh, tím và đỏ phù hợp cho các sự kiện buổi tối hoặc buổi lễ, trong khi màu vàng và trắng thích hợp cho các cuộc họp và hội nghị. Có rất nhiều loại đèn bạn có thể sử dụng tùy thuộc vào loại hiệu ứng mong muốn.

Nếu đó là một hội nghị hoặc cuộc họp công ty thì đèn gobo có thể được sử dụng để chiếu logo hoặc khẩu hiệu của công ty. Chúng cũng có thể được sử dụng để chiếu các hoa văn trên tường và trần nhà. Các ánh sáng mang nhiều hiệu ứng khác nhau có thể tạo thêm cảm giác lãng mạn hoặc tập trung cho địa điểm và chắc chắn sẽ gây ấn tượng với khách mời. Hãy nhờ đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện tư vấn giúp bạn bởi họ là người am hiểu nhất.

3. Đặt màn hình trên sân khấu và xung quanh địa điểm

Nếu có hàng trăm người tham dự hội nghị và có một diễn giả khách mời, thì bạn nên đặt màn hình xung quanh phòng để tất cả khách mời có thể xem diễn giả. Màn hình cũng hữu ích để phát video và trình bày hình ảnh để thu hút khán giả. Đối với các hội nghị hoặc các cuộc họp lớn, sẽ rất hợp lý nếu có một màn hình LED lớn làm phông nền, hoặc một máy chiếu để phát slide và chiếu logo.

4. Đảm bảo âm thanh rõ ràng

Khi nói đến các khía cạnh âm thanh, hãy xem xét quy mô địa điểm, mục đích của sự kiện, quy mô khán giả. Cho dù đó là tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời. Bạn sẽ cần bộ khuếch đại, micrô và loa chất lượng cao để âm thanh rõ ràng. Bạn sẽ cần cách thiết kế ánh sáng vừa dễ nhìn, khiến khán giả dễ tập trung, thu hút.

Nếu đó là một sự kiện kỷ niệm lớn hoặc với khách giả quan trọng, thì việc thuê đơn vị tổ chức sự kiện, đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng sẽ cực kỳ hiệu quả về mặt chất lượng và chi phí. Đồng thời, nó sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

5. Hoàn thành kiểm tra âm thanh và diễn tập chương trình

Để đảm bảo sự kiện diễn ra không gặp trở ngại, hãy chuẩn bị việc kiểm tra âm thanh và diễn tập chương trình trước một vài ngày. Hãy đảm bảo rằng mọi vấn đề có thể được khắc phục với khoảng thời gian đủ để giúp bạn xử lý những sự việc ấy.

Hãy test thử âm thanh trước khi lựa chọn đơn vị cho thuê âm thanh sự kiện. Hãy thông báo cho họ lắp đặt âm thanh, ánh sáng từ sớm. Sau đó, bạn hãy yêu cầu họ cho chạy thử nhạc, ánh sáng, các video sẽ phát trong chương trình. Đảm bảo âm lượng ở mức hoàn hảo vì âm thanh không được quá lớn (khiến khán giả đau đầu) hay quá nhỏ (khiến khách hàng không nghe thấy).

Tất cả đều cần được kiểm tra, vì bạn không thể biết trong chương trình sẽ xảy ra điều gì. Một sự chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro.

6. Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện ở đâu tốt?

Nếu bạn muốn tìm đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện chất lượng, uy tín, hãy đến với Âm thanh ánh sáng D&T - đơn vị chuyên cung cấp thiết bị sự kiện chuyên nghiệp.

Với đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao, có kinh nghiệm lâu năm cùng với việc đầu tư các thiết bị hiện đại, D&T luôn tự tin là địa chỉ tin cậy giúp bạn lựa chọn được các thiết bị âm thanh ánh sáng chất lượng với giá hợp lý nhất.

Chúng tôi có hàng trăm các thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại đến từ các thương hiệu nổi tiếng như: Soundking, Bose, Roland hay Pearl... Bạn có thể tự chọn thiết bị tương ứng với nhu cầu và quy mô như: Micro ca đoàn, hợp xướng, phát biểu, Mixer, Đèn Par, Đèn Peam, Loa Sub, Loa Full,…

Đặc biệt, đến với D&T các bạn sẽ được các chuyên viên tư vấn tận tình, được thử trực tiếp MIỄN PHÍ để nhanh chóng tìm được thiết bị phù hợp nhất. Chúng tôi luôn đảm bảo thời gian và chất lượng, luôn chu đáo, cẩn thận, có trách nhiệm cao giúp chương trình, sự kiện của bạn thành công rực rỡ.

Để tư vấn cụ thể về dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp vui lòng liên hệ đến D&T theo HOTLINE 0938 202 829.

Để tạo ra một sự kiện khó quên, điều quan trọng là phải chú ý đến các chi tiết để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Và để lại cho khách mời ấn tượng tuyệt vời. Vì vậy, hãy tập trung vào việc đảm bảo ánh sáng và âm thanh phù hợp khi tổ chức sự kiện. Bởi đó là yếu tố cơ bản giúp tạo nên chương trình thành công!